Premix Privacy Policy

Yrityksen työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Premix Oy
Muovitie 4,
05200 Rajamäki
Puhelin: +358 9 878 041
Sähköposti: precise@word2.ydnet1688.com

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Mari Lippojoki
Muovitie 4, 05200 Rajamäki
Puh. +358 44 218 4400
Sähköposti: mari.lippojoki@word2.ydnet1688.com

Rekisterin nimi

TYÖNHAKIJAREKISTERI

 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden alalla;
• Rekisteröidyn nimenomaisesti julkiseksi saattamat tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiimme liittyvät toimenpiteet ja rekrytointiprosessimme hallinnointi ja henkilöresursoinnin tukeminen sekä palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työtehtäviä täytettäessä.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

1. rekisteröidyn perustiedot kuten *nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli
2. rekisteröidyn yhteystiedot kuten *sähköpostiosoite, *puhelinnumero, osoitetiedot;
3. rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten haettavan työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
4. rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuvat, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit;
5. rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
6. mahdolliset muut tiedot, jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut rekisterinpitäjän työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili.

 

Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen työnhakija. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Hyödynnämme tarpeen mukaan henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Premix Oy toimii henkilötietojen käsittelyssä käsittelijänä. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä tarpeen mukaan alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

– HR- ja rekrytointipalvelut

– Lakipalvelut

– IT-järjestelmätoimittajat
Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.  Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

Emme luovuta rekisterin tietoja muille kuin edellä mainituille ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi jos rekrytoidaan ko. alueen maihin.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on SSL-suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan työnhakuun. Tiedot tuhotaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluessa. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme rekrytointisuhde. Esitä tällaisessa tilanteessa vastustamista koskeva vaatimuksesi kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Copyright © Premix Oy.